Datenschutz

Walche Revisionsgesellschaft AG ist ein Unternehmen, das Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Treuhand anbietet.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Personendaten bearbeiten, insbesondere welche Personendaten wir zu welchem Zweck erheben. Sie regelt zudem die Datenweitergabe, die Aufbewahrungsfrist sowie Ihre Rechte.

Unter Personendaten (nachfolgend auch als Daten bezeichnet) sind alle Angaben zu verstehen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Der Begriff „Datenbearbeitung“ ist situativ zu verstehen und umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Daten.

Wir erheben und bearbeiten Personendaten zur Erfüllung unserer geschäftlichen Aufgaben im gesetzlich und vertraglich geregelten Rahmen. Die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung von Personendaten unterliegen dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) sowie der Datenschutzverordnung (VDSG).

Wir erheben Personendaten auf transparente Weise und unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und der Zweckbindung. Die Daten werden nur in dem Ausmass und so lange bearbeitet, wie dies für unsere Aufgaben und Pflichten notwendig ist.

Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um unser Angebot dauerhaft, sicher und zuverlässig gewährleisten zu können. Dazu gehören insbesondere.

• Abwicklung und Verwaltung von vertraglichen Beziehungen gegenüber Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten, etc.;
• Kontaktpflege und Kommunikation im Zusammenhang mit einer Leistungserbringung;
• Betrieb der Webseite;
• Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen;
• Marketingaktionen und Versand von Newslettern.

4.1 Generelle Kontakt- und Grunddaten

Je nach Zweck der Datenbearbeitung und Leistungsbereich erheben wir verschiedene Arten von Personendaten, darunter unter Umständen auch besonders schützenswerte Personendaten. Wir bearbeiten von allen Kontakt- und Vertragspartnern sowie Kunden zumindest die folgenden Personendaten:

• Name, Vorname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Geschlecht, Adresse, Telefon, Titel, Geburtsdatum, Nationalität, Beruf, Informationen zum Arbeitgeber, AHV-Nummer;
• E-Mail- und schriftliche Korrespondenz (Post).

4.2 Daten zur Mandatsabwicklung

Für die Erbringung und Verwaltung unserer Mandate und zur Kommunikation mit unseren Kunden bearbeiten wir zusätzlich folgende Personendaten:

• Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziffer 4.1;
• Angaben über die an einem Unternehmen beteiligten oder unterschriftsberechtigten natürlichen Personen anhand von Handelsregisterauszügen, öffentlichen Urkunden, Aktienbüchern und Bankbestätigungen: Name, Vorname, Geburtsjahr, Nationalität / Bürgerort, Funktion, Stimmenanteil, Informationen über die Tätigkeit im Unternehmen, Adresse;
• Daten über natürliche Personen, welche Kunden oder Lieferanten eines Unternehmens sind oder sonst mit diesem in geschäftlichen Beziehungen stehen anhand von Buchhaltungsunterlagen, Verträgen, Rechnungen, Sitzungsprotokollen und Korrespondenzen: Name, Vorname, Adresse, Telefon, E-Mail, Art / Umfang und Preis von gekauften oder verkauften Produkten oder Dienstleistungen, sonstige Angaben zu finanziellen Transaktionen mit diesen Personen;
• Daten zu Mitarbeitern von Unternehmen anhand von Personallisten, Sozialversicherungsdeklarationen, Arbeitsverträgen, amtlichen Verfügungen, Taggeldabrechnungen und Unfallmeldungen: Name, Vorname, AHV-Nummer, Lohn, Angaben zu Kindern und deren Zulagen, Höhe von Taggeldern von Versicherungen, Dauer von Abwesenheiten aufgrund von Krankheit oder Unfall, Vorhandensein von Lohnpfändungen, etc.;
• Daten zu natürlichen Personen im Zusammenhang mit Steuererklärungen von juristischen Personen anhand von Lohnausweisen von Verwaltungsräten und Mitgliedern der Geschäftsleitung, Dividendendeklarationen in Spezialfällen, Kontokorrente von Aktionären und Nahestehenden: Name, Vorname, Adresse, AHV-Nummer, Beschäftigungsdauer, Lohn, Höhe der Dividende, Kontokorrentbestand und Verzinsung;
• Daten zu natürlichen Personen im Zusammenhang mit für diese zu erstellenden Steuererklärungen anhand der vorgedruckten Steuerformulare, Lohn- oder Rentensteuerausweisen, Steuerauszüge und Belege von Banken sowie Dritten, abzugsfähige Rechnungen von natürlichen Personen ausgestellt, Mieteinnahmen von natürlichen Personen bei Liegenschaftsbesitz und / oder beim Kauf oder Verkauf von Liegenschaften, vereinnahmte oder ausbezahlte Alimente von / an Ex-Partner, Bescheinigungen von Krankenkassen mit Angaben zu behandelnden Ärzten und dergleichen, Angaben zu erhaltenen Erbschaften und Erbvorbezügen (oder ausgerichteten), Steuerrechnungen: Name, Vorname, Adresse, Zivilstand, Bürgerort, Beruf, Religionszugehörigkeit, Arbeitgeber, Angaben zu Kindern und unterstützten Personen, AHV-Nummer, Beschäftigungs- oder Rentenbezugsdauer, Lohn- oder Rentenhöhe, Angaben zu Vermögen und Schulden sowie Vermögenserträgen und Schuldzinsen, Angaben zu bezogenen Leistungen, Mietzinshöhe, Preis für welchen eine Liegenschaft gekauft / verkauft wurde, Höhe der Alimente und ggf. Scheidungskonvention, Namen von Personen welche Gesundheitsbehandlungen durchgeführt haben und was diese gekostet haben, Steuerfaktoren und Steuerbetrag.

Diese Daten werden im Zusammenhang mit Leistungen im Bereich Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Treuhand bearbeitet. Es handelt sich dabei vor allem um Daten unserer Kunden. Sie können aber auch Dritte betreffen, wie Mitarbeitende, Kontaktpersonen oder Personen, die in einer vertraglichen Beziehung zu unseren Kunden stehen. Unsere Kunden können daher auch auf diese Datenschutzerklärung verweisen, müssen aber auch selbst Massnahmen ergreifen, um die Datenschutzgesetzgebung einzuhalten.

Die Datenbearbeitung dient der Abwicklung der Mandate, der Vermeidung von Interessenkonflikten und der Qualitätssicherung. Sie erfüllt auch die gesetzlichen und die vertraglichen Anforderungen.

4.3 Daten über das Personal

Für die Mitarbeiterverwaltung werden folgende Daten bearbeitet:

• Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziffer 4.1;
• Sozialversicherungsangaben, AHV-Nummer;
• Informationen über Kinder;
• Informationen über die Stelle innerhalb unseres Unternehmens wie Anstellungsdatum, Funktion, Gehalt, Arbeitsvertrag;
• Bewerbungsinformationen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome, Auswertung der Bewerbungsgespräche, Assessments, Referenzauskünfte;
• Finanzinformationen und Bankverbindungen;
• Fü quellenbesteuerte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Konfession, Ausländerausweis, Angaben über andere Erwerbstätigkeiten, Ersatzeinkünfte und Partnerinformationen;
• Informationen zu periodischen Beurteilungsgesprächen;
• Zeit- und Ferienerfassung;
• Informationen über Krankheiten, Unfälle, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub, Militär oder Zivilschutz.

Bewerbungsunterlagen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, soweit wir nicht eine Einwilligung zur Aufbewahrung erhalten, gelöscht / vernichtet.

Die Daten dienen einer korrekten Abwicklung im Personalwesen, der Erfüllung der vertraglichen Beziehung (Arbeitsvertrag) und werden hauptsächlich von den Mitarbeitenden eingereicht.

4.4 Lieferanten und sonstige Vertragspartner

Wir bearbeiten folgende Personendaten von Geschäftspartnern, die Dienstleistungen oder Lieferungen für uns erbringen:

• Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziffer 4.1;
• Finanzinformationen wie Bankverbindungen;
• Im Vertrag vorhandene Informationen (wie Daten über die zuständigen Mitarbeitenden, Berater, Informationen über die erbrachte Leistung, etc.).

Wir bearbeiten diese Daten in Erfüllung eines Vertrags und in Anwendung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts. Haben unsere Vertragspartner in Erfüllung ihres Auftrags Zugriff zu unseren Personendaten, schliessen wir mit ihnen einen entsprechenden Auftragsbearbeitungsvertrag ab.

4.5 Betrieb, Kontrolle und Verbesserung der Webseite und weiterer elektronischer Kanäle

4.5.1 Server-Logfiles

Unsere Webseite kann benutzt werden, ohne dass weitgehende Personendaten offengelegt werden müssen. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf Benutzerinformationen. Diese werden temporär in den Logfiles des Servers gespeichert. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet jedoch nicht statt. Logfiles enthalten folgende Informationen:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• Aufgerufene Seiten, Ressourcen und durchgeführte Downloads;
• IP-Adresse;
• Benutzter Browser und Betriebssystem;
• Von wo die Seite aufgerufen wurde (extern und intern);
• Ausgetauschte Datenmenge.

Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich. Die Daten werden durch uns jedoch nicht weiter genutzt ausser bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung unserer Webseite.

4.5.2 Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Auf unserer Webseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

• Die IP-Adresse des Nutzers;
• Datum und Uhrzeit des Nachrichtenversands;
• Vorname, Name;
• Firma (optional);
• Adresse (optional);
• Telefon (optional);
• E-Mail-Adresse;
• Nachricht (das Anliegen, welches übermittelt werden soll).

Mit dem Absenden des Kontaktformulars gibt der Nutzer seine Einwilligung, dass er mit der Datenübermittlung und -bearbeitung einverstanden ist. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschliesslich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

4.5.3 Cookies, Social-Media-Plugins, Web-Fonts und Web-Analyse

Wir verwenden auf unserer Webseite weder Cookies, Social-Media-Plugins, Web-Fonts noch betreiben wir Web-Analysen. Lediglich die API von map.search.ch für die Darstellung unseres Standorts ist in unsere Webseite eingebunden. Cookies werden dabei keine gespeichert. Es ist jedoch möglich, dass Daten analog zu Ziffer 4.5.1 gespeichert werden.

4.6 Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen

Wir können die vorgängig erwähnten Personendaten zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Durchsetzung Ihrer Rechte, sofern dafür notwendig, bearbeiten und dafür auch an Dritte, wie Gerichte oder Ämter, weiterleiten.

5.1 Datenerfassung

In der Regel erhalten wir die in Ziffer 4 erwähnten Personendaten direkt von Ihnen, wenn Sie eine der Leistungen in Anspruch nehmen. Sofern Sie uns Daten Dritter (z.B. Familienangehörige) übermitteln, sind Sie dafür verantwortlich, allfällig nötige Einwilligungen dieser Dritten einzuholen.

Bei Mandaten können die Daten je nach Art und Umfang des Mandats aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen.

Wir entnehmen auch öffentlich zugängliche Informationen aus Medien und Internet, soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist.

5.2 Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für den Zweck, zu dem sie gesammelt wurden, gebraucht werden, oder aber für eine Dauer, zu der wir aufgrund geltender Gesetze, Vorschriften oder vertraglicher Vereinbarungen verpflichtet sind sowie solange wir ein überwiegendes Interesse an der Aufbewahrung haben. Danach werden die Daten gelöscht.

5.3 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Darunter fallen IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Weisungen, Schulungen und Kontrollen.

Die Daten werden in den von uns benutzten Applikationen und Software-Anwendungen sowie bei Benutzung unseres Sharepoints auf Servern in der Schweiz gespeichert.

Haben Dritte Zugriff zu unseren Daten, werden besondere Massnahmen getroffen, die im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt sind (siehe Ziffer 6).

Wir können Personendaten an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies für die Erbringung der jeweiligen Leistung beziehungsweise die Erfüllung des Vertragszwecks oder Wahrung unseres berechtigten Interesses notwendig ist oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Folgende Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:

• Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen).
• Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden (wie namentlich die Revisionsaufsichtsbehörde, Steuerbehörden, etc.), staatliche Einrichtungen, Gerichte.

Die von uns beauftragten Dritten sind vertraglich verpflichtet, den Datenschutz einzuhalten und die Daten nur für den von uns vorgegebenen Zweck zu bearbeiten. Unsere Auftragsbearbeiter sind derzeit:

• Webland AG (Hosting unserer Webseite);
• avaris/IT AG (Hosting unseres Sharepoints);
• W&P Revisions AG (Kooperationspartner in der Wirtschaftsprüfung).

Jede Person kann Auskunft über die zu ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen sowie zur Herkunft, dem Empfänger und dem Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung. Zudem haben Sie das Recht, die Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Übertragung Ihrer Daten zu verlangen.

Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden oder für die Geschäftsabwicklung benötigt werden, können beziehungsweise dürfen nicht gelöscht werden. Werden Daten nicht von einer gesetzlichen Archivierungspflicht oder unserem überwiegenden Aufbewahrungsinteresses erfasst, löschen wir Ihre Daten auf Ihren Wunsch. Greift die Archivierungspflicht, sperren wir Ihre Daten.

Darüber hinaus können Sie Ihre Ansprüche gerichtlich geltend machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.

8.1 Verantwortliche Stelle und Kontakt

Walche Revisionsgesellschaft AG
Markus Rüegger
Zürcherstrasse 183
8500 Frauenfeld
Telefon +41 52 721 04 48
ruegger@walche-revision.ch
https://www.walche-revision.ch

8.2 Anpassungen der Datenschutzerklärung

Wir können unsere Datenschutzerklärung jederzeit durch Veröffentlichung auf der Webseite anpassen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 9. Dezember 2023 aktualisiert.